Совещание – один из способов решения текущих проблем и задач компании, который не принесёт должной эффективности без соблюдения определённых условий.

Во-первых, совещание имеет чёткие принципы, с которыми его участники должны быть ознакомлены заранее. К основополагающим принципам относится:

1. Совещание – это работа. Этот принцип предполагает, что каждый его участник должен быть активен
2. Совещание имеет цель. Это означает, что каждое предположение участника должно продвигать команду к цели.
3. Совещание – это не спорт, здесь нет месту перехода на личности и деструктивным решениям.
4. Совещание – это не спор. Если кто-то из участников критикует решение коллеги, тогда он должен предъявить альтернативное решение.

Во-вторых, совещание имеет чётко-определённую структуру, которая состоит из семи этапов:

• Подготовка - определение места и времени проведения совещания, состава совещания, повестки дня, целей совещания.

• Установление контакта – неформальная часть (рукопожатия, приветствия), формальная часть (приветствие руководителя, оглашение регламента, обозначение ролей).

• Выявление видения ситуации – о чём мы будем разговаривать: определение предмета обсуждения, отношение к предмету совещания каждого его участника.

• Выбор приоритетов – определение желаемых целей и результатов.

• Перевод проблем в задачи;

• Принятие решений и распределение ответственности – составление списка работ, имеющих конкретные сроки, объёмы, технические характеристики, установка исполнителей и ответственных по каждой работе;

• Завершение совещания – слова благодарности за уделенное внимание, эффективную работу и пожелания на будущее.

Соблюдая принципы и структуру совещания, вы проведёте его эффективно и результативно.