“Я знаю, где что лежит”. Сколько раз вы слышали (или приводили) это возражение в ответ на просьбу “навести порядок на своём столе”? – Трудно защищать логику “загроможденного стола, загроможденного ума”, когда стол – эмоционально заряженное личное пространство, слишком часто – почти святыня, украшенная семейными фотографиями, атрибутами спортивной команды и игрушечными мифическими существами.
“Контролировать своё офисное пространство – экономить время” говорится в и предлагается интересная статистика в подкрепление этого утверждения.
Выполненное в 2005 . по поручению компании DYMO из штата Коннектикут (изготовитель офисных систем маркировки и не совсем незаинтересованное и объективное третье лицо) исследование показало следующее:
- больше половины менеджеров в Америке учитывает при пересмотре зарплаты чистоту стола;
- 51% опрошенных указали на наличие связи между опрятностью стола и производительностью;
- каждый потерянный документ стоит компании 120 долларов.
То же самое исследование показало следующий разброс в степени опрятности стола:
- 49% “профессиональны, но расслаблены”, на них имеется несколько небольших аккуратных кучек;
- 31% представляют собой “организованный хаос”;
- 13% относятся к “творческому типу”, то есть находятся в большом беспорядке;
- 7% являются “чопорными и правильными”.
Таким образом, только 7% столов в американских офисах имеют что-нибудь напоминающее надлежащее 5S, что многое объясняет. Поскольку требование 5S делает лишние затраты и ненормальность видимыми, есть много скрытых лишних затрат, ждущих, чтобы их обнаружили и устранили посредством офисной работы кайзен в 93% американских офисов (в предположении, что приведённый выше разброс распределен по компаниям равномерно).
В той же самой статье профессиональный организатор офисов Джанет Насбом определяет электронную почту как источник дезорганизации и напрасно потраченного времени. По существу, она рекомендует не позволять электронной почте устанавливать повестку вашего дня и готовиться в конце дня к приоритетам следующего дня. Бережливыми параллелями были бы цельный поток офисной работы и недопущение того, чтобы прерывания (электронные письма) создавали незавершённую работу (полузаконченные задания) в то время, как вы отвечаете на электронные письма, а также идея внешней подготовки из метода SMED (”смена штампа за одну минуту”), чтобы знать заранее, что вы должны начать на следующий день. Мы снова и снова видим, что, когда вы выполняете работу последовательно, одну операцию за другой, вы минимизируете беспорядок и значительно облегчаете поддержание порядка.
Цитируя правило 80/20 (принцип Парето), что только 20% того, что находится на вашем столе, действительно вам понадобится, другой профессиональный офисный организатор Джали Махан советует “если сомневаетесь, выбросьте это” аналогично требованию сортировки в принципе 5S. Она говорит:
“Физика беспорядка заключается в том, что он войдет в ваш офис без вашей помощи, но не уйдёт без вашей помощи”.
Это верно. Второй закон термодинамики гласит, что, если в систему не поступает или из неё не выходит никакой энергии, то потенциальная энергия состояния будет всегда меньше энергии начального состояния во всех энергетических обменах, а энтропии (степень беспорядка в системе) увеличивается. Вы работаете (организуете), чтобы снова увеличить потенциальную энергию. Но когда вы передаёте энергию, делая работу, часть энергии теряется в виде тепла, и это увеличивает энтропию системы в целом.
Например, когда вы заводите часы, энергия, которая требуется для завода, передаётся пружине часов как потенциальная энергия, и часть энергии теряется в виде тепла, и энтропия увеличивается. Когда пружина распрямляется, и её энергия превращается в кинетическую, тепло снова теряется, а энтропия увеличивается.
Вы когда-либо задаетесь вопросом, почему вещи всегда снова приходят в беспорядок после того, как вы всё прибрали и организовали? Это – закон вселенной, и вы не можете его нарушить. Если вы ничего не делаете, то вы уже проиграли. Беспорядок преобладает. Вы не можете победить энтропию. Вы можете только бороться с ней. Вы не можете даже добиться ничьей. Энтропия всегда будет увеличиваться. Вы должны постоянно добавлять энергию в систему (организовывать её). Поток энергии поддерживает порядок. Добавляя энергию в систему, вы создаете организацию. В этом и заключается принцип 5S.
Боритесь с энтропией. Приведите в порядок свой стол. Это может способствовать вашему повышению.

Джон Миллер, 2005 год