Тема на сегодня – поток работ кайдзен. Слово “поток работ” было в моем словаре в течение меньше, чем трех недель. Чем больше я понимаю, что означает термин “поток работ” в контексте рабочей группы проекта, тем меньше он мне нравится. Почему? - Сама природа потоков работ производит лишние затраты и требует кайдзен. Сначала давайте определим, что такое поток работ.
Наш постоянный эксперт по руководству проектами Хал Макомбр дал “Банде семерых” хорошее описание потока работ с использованием примера построения дома. Даже только для того, чтобы сделать стену, вам нужен кто-нибудь, кто изготовит чертёж, плотники, чтобы оправить стену, водопроводчики, электрики и специалисты по электросвязи, чтобы сделать свою работу, и группа гажи, чтобы подвесить и отделать стены. Генеральный подрядчик может осмотреть работу, затем последует окраска, отделка, настил полов и т.д. В то время как рабочая группа была бы группой оправщиков, поток работ включает всех людей из различных отраслей, и компании требовали заканчивать проект строительства здания как дома в целом с указанием времени и расстояния. Это требует связи, координации и передачи управления.
Перефразируя два из четырёх замечаний Кента Бауэна и Стивена Спера, описывающих систему производства компании Toyota из их статьи “Расшифровка ДНК системы производства компании Toyota”, в каждых отношениях “клиент-поставщик” следует устанавливать прямую связь и должен быть ясный ответ “да” или “нет” на запросы. Если вы когда-либо строили дом или имели построенный, то вы знаете, что эти правила не соблюдаются. Цель потока работ кайдзен должна быть в состоянии следовать этим правилами.
Часть ответа на вопрос, как сделать поток работ кайдзен в терминах строительства дома, можно увидеть в видеофильме под названием “Дом за 4 часа”. Коллективная работа, координация и планирование могут устранить многие из потерь в типичном потоке работ, связанном со строительством дома. Те же уроки можно применить к любому проекту. Видеофильм, конечно, мотивирует и вдохновляет, но не является глубоко поучительным в области потока работ кайдзен.
Другой подход к потоку работ кайдзен, снова со строительством дома, связан с компанией Toyota Home, занимающейся строительством сборных домов со стальными каркасами. Я называю это поток работ “сжатием”. В компании Toyota Home приблизительно дюжина “модулей”, которые составляют дом, изготавливаются в готом виде на фабрике, на сборочной линии с тактовым периодом примерно 6 минут. Плотники и электрики работают в помещении, которое медленно перемещается по сборочной линии. Эта фабрика, оснащённая подвесными светильниками, механизмами останова в фиксированном положении и вспомогательными сборочными линиями для уменьшения влияния очень больших колебаний времени сборки, представляет собой чудо системы производства компании Toyota, применённой к заказным работам малых объёмов сложного ассортимента. Если Вы можете пройти через фабрику Toyota Home фабрика и все еще говорить “но мы же работаем на заказ”, то ваши глаза были закрыты.
В результате размещения всех специалистов на сборочной линии для изготовления модулей, которые составляют дом, в комплекте с дверьми, окнами, гипсокартоном, электропроводкой, водопроводом и так далее, эти модули (сварные стальные коробки, законченные в виде комнат) устанавливаются на строительной площадке в привлекательном, сейсмостойком двухэтажном дом стоимостью 250000 долл., приблизительно за восемь часов.
Выгоды системы строительства компании Toyota Home заключаются в том, что дом не подвергается воздействию стихии очень долго, так как работа по установке дома выполняется за один день. Просто выберите солнечный день. Кроме того, из-за нехватки земли японские домовладельцы имеют тенденцию обрезать свой дом и “переделывать” или строить новый на том же самом участке. Вы не хотите потратить месяцы на строительство дома, пока ваша семья живет в гостинице.
В примере компании Toyota Home беретcя поток работ и сжимаетcя в фабрику, чтобы радикально упростить тренировку, выполняемую на строительной площадке. По существу поток работ имеет место между клиентом, продавцом, фабрикой и монтажной группой, а не между всеми специалистами, которыми обычно управляет генеральный подрядчик. Даже некоторые из процессов поставщика в потоке работ были “сжаты”, путём перевода компании поставщика (персонала, оборудования и материалов) под крышу компании Toyota Home. Таким образом нет никаких затрат на транспортировку или запасы. Поставщик строит деревянное окно на вспомогательной сборочной линии перед тем, как оно попадает в модуль на главной линии.
Если бы каждый, кто участвовал в управлении проектом, был любителем сборочных линий как я, то мы могли бы закончить на этом разговор о рабочей группе кайдзен. Однако согласно моему опыту, многие проектировщики, работники знаний, художники и ремесленники отказываются от всех предложений сделать их работу похожей на “производство”. Американское производство дало сборочным линиям плохое название, поэтому мы должны копать глубже, и предложить дополнительные решения по рабочей группе кайдзен.
Если стиль рабочей группы кайдзен компании Toyota Home в настоящее время отвратителен или невообразим для вас, то самое большое, что вы можете сделать, это остановить перепроизводство. Членами рабочей группы проекта могут быть специалисты, которые перепоручают свою работу другим. Они могут считаться высококвалифицированными ресурсами, которые следует полностью загружать. В качестве альтернативы, результат работы члена группы можно измерять на уровне задания, а не результатов проекта в целом. Полная загрузка может показаться хорошим делом, но Тайити Оно заявил десятилетия назад, что перепроизводство - самые большие лишние затраты, и это, конечно, верно для рабочих групп проектов.
Здесь я полагаюсь на спортивную аналогию Билла Уодделла по тому, как люди ведут себя в потоке работ:
“В заплыве пловец номер два не может стартовать, пока пловец номер один не закончит свой отрезок гонки и не коснётся стенки. Есть ясный, хорошо определённый момент передачи: пловец номер один должен пройти абсолютное и измеримое расстояние; а пловец номер два не может приступить к работе, пока пловец номер один не закончит свою”.
Но действительно ли члены рабочей группы проекта так ведут себя в потоке работ? - Если бы это было так, то поток работ кайдзен не был бы настолько хитрым. Согласно моему опыту, часто случается так, что пловец номер два ждет пловца номер один, у которого свело ногу, но должен оставаться занятым, и потому уплывает, чтобы присоединиться к отборному матчу по водному поло. Получающаяся задержка и перетасовывание ресурсов вызывают типичное чрезмерное увеличение себестоимости и превышение сроков запуска.
Многозадачность, или наличие нескольких открытых заданий по проекту одновременно, называется пакетированием. Вы создаете запас. Делая кайдзен, вы хотите найти запас, спросить, почему он у вас есть, и попытаться избавиться от него. Когда Вы делаете запас (многозадачность) вы добавляете стоимость и затраты к каждому заданию проекта, но эти незаконченные задания сидят в процессе, и вы еще не можете продать их и превратить их в наличные деньги. Они могут занимать или не занимать место в случае проекта разработки программного обеспечения, но построенный наполовину дом, безусловно, занимает. Если “проект” заключался в сборке автомобиля, то потоком работ будет цепь поставки. Так же, как запасы ухудшают цепи поставки, многозадачность работу и перестановки ухудшают проекты. Целью потока работ кайдзен для членов группы должна быть способность переходить от пакетирования к выполнению только одной работы за раз.
Джо Элай спрашивает: “Сколько проектов есть у членов группы в потоке работ? Знает кто-нибудь? Слишком часто они не знают”. Часть моего определения для проектов – это то, что они обычно занимают больше одного дня. Таким образом, становится важно понять, что следует сделать в течение каждого дня, чтобы проект не отстал от сроков. Учитывая, как много проектов находится в работе у членов группы каждого потока работ, возникает вопрос: “Какая работа запланирована на сегодня?”
Я не помню точно, от кого я это услышал, но один японский менеджер на одной из фабрик, которые мы посетили в южной Японии несколько лет назад, сказал, что одной из целей, которые он подчеркивал для каждого в своей компании, была “Делать сегодняшнюю работу сегодня”. Я помню ощущение, будто меня ударили в висок, - настолько просто и сильно было это требование. Но сколько из нас, являясь членами проекта, хотя бы знают, что такое “сегодняшняя работа”? - Член рабочей группы проекта с потоком работ может обнаружить, что их работа сегодня изменилась в результате вклада другого члена группы в потоке работ. Сколько раз вы находили утром во входном почтовом ящике своей электронной почты сообщения, которые полностью переставляли ваши приоритеты на предстоящий день?
Сделайте в любой момент только одно дело. Это звучит достаточно просто. Однако в поток работ ваше “одно дело” может зависеть от “одних дел” многих других людей, а “одни дела” этих людей – от “одних дел” других людей и так далее. Это становится сложным, когда Вы отделены временем и расстоянием, и ваши проекты занимают больше одного дня. Потоки работ не способствуют этому. Мы не можем, закончив один проект, сразу начать следующий? – Человеческой натуре присуще сохранять занятость и производить излишки, чем ждать. Именно здесь начинает выглядеть разумным вариант “сжатия”.
Потоки работ, как цепи поставки, являются по своей природе неэлегантными вещами. Они комковаты в некоторых частях и гладки в других. Сигналы между частями цепи поставки или потока работ имеют тенденцию быть неясными и непрямыми. Подход кайдзен состоит в том, чтобы найти, прежде всего, первопричину того, почему вам нужна рабочая группа проекта (почему есть разделение между процессами). Почему строительный проект не может выполняться в виде последовательности операций и завершиться меньше, чем за один день? Почему не может быть ясных и прямых отношений “клиент-поставщик” типа “да-нет” на протяжении всего проекта? - Исследуйте различные операции передачи управления на протяжении всего пути. В различных точках, где можно принимать или менять решения, где работа начинается без ясных инструкций, информации или исходных данных от клиента, будет существовать возможность для потока работ кайдзен.

Джон Миллер