Во время кайдзен-блиц межфункциональная группа производит быстрые усовершенствования в выбранном объеме работ за короткий промежуток времени. Это делается на основе наблюдения за процессами, испытания новых вещей и измерения результатов. Это очень применимо при создании более эффективных рабочих групп проектов. Есть много типов кайдзен, несколько из которых мы рассмотрели на этой неделе, так что давайте рассмотрим их в перспективе.
Кайдзен-блиц в перспективе
Проекты, о которых вы не можете думать как о проектах типа кайдзен, но поскольку цель большинства проектов состоит в том, чтобы что-нибудь улучшить или создать что-нибудь новое и лучшее, я думаю о них на макро-уровне как о проектах типа кайдзен. Они обычно продолжаются недели или месяцы. Проекты типа “шесть сигма” относятся к этой категории.
Дзисукен – тип рабочей кайдзен-группы проекта, который мы не обсуждали на этой неделе. Дзисукен – это проекты кайдзен, которые проводятся рабочей группой или самонаправленной группой. Они посвящены одной теме, типа повышение производительности, и обычно продолжаются 3 месяца или около того. Это может сделать рабочая группа, но, вероятнее всего, будут участвовать и люди, которые не являются членами рабочей группы. Кайдзен-блиц может быть частью работы дзисукен.
Кайдзен-блиц описан в сообщении Нормана Бодека, который улавливает дух 5-дневного мероприятия на фабрике, организованного японскими консультантами. Независимо от того, называть это “мероприятием кайдзен”, “семинаром кайдзен” или “кайдзен-блиц” для рабочих групп проектов, общие элементы таковы:
№1 Межфункциональная группа
№2 Акцент на быстром действии
№3 Усовершенствования сосредоточены на гемба (фактическое место работы)
№4 Решения принимаются на основе фактов путём прямого наблюдения за процессом
Кружки контроля качества – это малые группы лиц, которые выполняют одинаковую работу (рабочие группы), регулярно встречаются для обсуждения и анализа проблем, рассматривают решения и испытывают их в своей повседневной работе. Главный предмет кайдзен имеет своим происхождением контроль качества, но не ограничен им. Это – постоянные группы, хотя состав их меняется по мере того, как рабочие приходят на участок и уходят из него.
Предложения кайдзен малые и локальны. Чаще всего, они представляют собой идеи, которые вы можете осуществить самостоятельно. Как правило, в эффективной системе предложений руководитель группы или контролёр рассмотрят и одобрят предложение (или дадут советы по улучшению предложения) во время того дня, когда оно сделано.
Из них кайдзен-блиц - самый высокопрофильный, и он, возможно, лучше всего знаком многим компаниям, использующим сегодня методы бережливого производства, бережливого здравоохранения или бережливых сделок.
Задачи кайдзен-блица для рабочих групп проектов
Уникальные задачи кайдзен-блиц для рабочих групп проектов – элементы №3 и №4 выше.
Задача с элементом №3: гемба проекта. Объясняя кайдзен-блиц для рабочей группы проекта, Хал Макомбр предложил считать, что “в среде проекта это – возможность работать над проектом в целом”, но я не согласен. Важно, чтобы объём работ был хорошо определён и выполним во время 5-дневного (например) мероприятия кайдзен. Важно определить гемба проекта, которая представляет собой места, где фактически выполняется работа и где имеют смысл усовершенствования. Объём работ мероприятия кайдзен не должен охватывать весь проект или весь поток стоимости, но по своей природе весь проект можно рассматривать как гемба. Это – задача.
Задача с элементом №4: прямое наблюдение за процессом. В своём определении проекта я сказал, что проекты требуют больше одного дня. Это может быть проблемой для кайдзен-блица для рабочих групп проектов. В кайдзен вы должны пойти туда, где выполняется работа (”генчи” или “гемба”), и наблюдать факты с гембуцу (фактические элементы процесса). В гемба вы должны наблюдать фактически выполняемую работу, чтобы получить факты о текущей ситуации.
Вы должны быть в состоянии наблюдать процесс, определять лишние затраты, вносить усовершенствования, наблюдать результаты, измерять воздействие, и документировать новый процесс и остающиеся операции. Всё за одну неделю. Если не сделать этого, то вы рискуете тем, что изменения, внесённые вами в одну наблюдаемую часть проекта, могут иметь незапланированные последствия для другой части работы по проекту. В производственных терминах это походило бы на наблюдение только одного участка сборочной линии и выполнения кайдзен на нём, не понимая влияния, которое это окажет на следующий процесс непосредственно следующий за данным по направлению линии.
Так, если у вас не очень большая группа или очень короткий проект, то это может быть трудно сделать, и вам придётся ограничить свой объём работ или провести несколько мероприятий кайдзен, чтобы сделать возможным генчи гембуцу для кайдзен-блиц для рабочих групп проектов. Провести мероприятие кайдзен на проекте в целом может быть возможно, если проект очень короток. Может также быть возможно, если выполняется аналогичный проект, и вы можете наблюдать его поэтапно и использовать эти наблюдения для проектирования нового метода для аналогичного проекта.
Как выполнить кайдзен-блиц для рабочих групп проектов
Много написано о том, как поэтапно управлять мероприятиями кайдзен. Способ проведения кайдзен-блица для рабочих групп проектов не будет сильно отличаться от того, как вы делаете кайдзен в рабочей среде любого другого типа. Есть три основных этапа.
Главные аспекты этапа подготовки кайдзен включают постановку целей и определение объёма работ, отбор членов группы в соответствии с принципами, гарантирующими наличие хорошего межфункционального состава, координацию ресурсов для обеспечения возможности наблюдать за процессом и получать вспомогательные данные и связь с заинтересованными сторонами.
Этап недели кайдзен - это когда вы объединяетесь как группа, чтобы наблюдать, перепроектировать и испытывать новые методы согласно циклу PDCA (планирование – реализация – проверка – выполнение) и применять различные бережливые инструменты, чтобы избавиться от лишних затрат.
1. Пойти в гемба, где каждый член рабочей группы проекта выполняет фактическую работу
2. Определить лишние затраты и разбить их на эти 7 типов, чтобы убедиться, что вы их понимаете
3. Записать это на газете кайдзен, в отчете A3 или бланке быстрого и легкого кайдзен и т.д.
4. Определить первопричины
5. Применить контрмеры
6. Проверить результаты
7. Стандартизовать новый метод
8. Повторить
Для того чтобы установить стандарты в случае рабочей группы проекта, работу которой нелегко встроить в процесс во время заданного времени, вы можете пересмотреть данные обещания и возобновить их как “стандарты” для работы, за которую вы отвечаете, как указывает Хал Макомбр.
Этап контроля результатов кайдзен, которая включает продолжение контроля за новым процессом до тех пор, пока он не станет устойчивым, завершение операций, необходимых для реализации всех идей кайдзен, и передача повседневной поддержки стабилизации и непрерывного усовершенствования целевого процесса менеджерам участка.
Обнаружение лишних затрат во время кайдзен-блица
Члены рабочей группы проекта, возможно, не привыкли думать в терминах лишних затрат и стоимости в своей индивидуальной работе, своей рабочей группе и своём рабочем потоке, так что важен акцент на понимании 7 типов лишних затрат в проектной среде. Вот примеры лишних затрат в рамках работы рабочей группы проекта:
Перепроизводство из-за неясности требований от предшествующего процесса, времени ожидания информации от другого члена рабочей группы проекта, необходимой для завершения работы, материально-производственных запасов выполняемых проектов или проектных заданий, движения переключения с одной деятельности многозадачной работы на другую, дефектов и циклов переделки, транспортировки и задержки и потери информации, вызванной передачей управления.
Тогда есть производственные лишние затраты (которые некоторые называют “чрезмерной обработкой”), которые хорошо иллюстрирует сообщение Марка Грабана во вторник с примером его группы консультантов, выполняющих избыточную работу по разработке учебных материалов, не используя изученные друг другом примеры и не пользуясь совместно знаниями, чтобы сделать работу друг друга эффективне. Всякий раз, когда вы пользуетесь для выполнения задания в потоке работ по проекту сырым инструментом, а не лучшим, который может существовать где-то в другом месте, это –лишние затраты на обработку.
Преимущества кайдзен-блица для рабочих групп проектов
Опыт показал, что во время кайдзен-блица, группа вносит больше усовершенствований за 5 дней в составе 8 человек, чем вы можете с теми же людьми, потратив те же самые 50 часов, растянутых более, чем на 2 месяца, как они сделали бы в проекте.
Решения приняты в реальном времени на основе наблюдаемых фактов, и во время кайдзен-блица испытываются новые методы, заменяющие много бесполезных совещаний, которые проводятся в типичном проекте далеко от гемба.
Межфункциональный аспект группы кайдзен-блиц позволяет посмотреть на вещи с новой точки зрения, а не только с вашей собственной точки зрения специалиста или роли в проекте, что может дать мощный эффект в среде рабочей группы проекта, где эти функции уже работают вместе.
Мероприятие кайдзен хорошо дополняет рабочие группы проектов, потому что рабочим группам проектов обычно не хватает скорости и желания действовать, в то время как мероприятия кайдзен могут терпеть неудачу из-за отсутствия последующего контроля и структуры, которые может обеспечить руководство проекта.
Мероприятия кайдзен – хороший способ придать импульс традиционному проекту, быстро выполнив одну из главных частей работы всей группой за короткое время, одновременно улучшая связь и проясняя требования клиентов и поставщиков.
Заключение
В долгосрочной перспективе все организации являются временными. Рабочие группы проектов создаются в расчёте на определённую дату окончания их деятельности. Группа кайдзен является по своей природе временной, формируется для решения проблем и установления стандартов и, как правило, через неделю расформировывается. Временные организации, такие как эти, должны учиться быть эффективными быстро в пределах короткой продолжительности их жизни. Блоггеры “Банда семерых” написали на этой неделе на эту тему с различных точек зрения, и мы попытались изложить некоторые из этих принципов. Изучение и применение принципов, которые делают группы кайдзен успешными, может помочь сделать временные организации, такие как рабочие группы проектов, также эффективнее.

Джон Миллер, 2005 год