5С – это инструмент системы Лиин, предназначенный для совершенствования способа организации рабочего пространства и использования рабочего времени. Данная система зародилась в Японии и состоит из пяти шагов. Рассмотрим каждый из них применительно к электронной документации:
1. Сортировка – процесс отделения нужных файлов от ненужных и ликвидация последних. Не многим под силу раз за разом перебирать мегабайты документов, поэтому рекомендуется создать для их хранения трехуровневую систему: 1. Действующие, 2. Справочные, 3. Отработанные. Последняя папка должна регулярно очищаться от документов, которые никогда больше не понадобятся; остальные следует архивировать.
2. Создание для каждого файла определенного …

В чем состоит отличие системы Лиин от шесть сигм, TPM (Total Productive Maintenance), реструктуризации бизнеса или теории ограничений? Все отличия можно детально разглядеть в процессе совершенствования потока создания ценности.
Для того чтобы создать что-то ценное для покупателя, необходимо в правильной последовательности осуществить определенную серию этапов. Все вместе эти этапы и называются потоком создания ценности. Осуществляя каждый из них, мы должны задать себе следующие вопросы:

Имеет ли ценность данный этап? Или мы можем его пропустить?
Эффективен ли он? Будет ли вести к достижению наилучшего результата? Как видим, на этот вопрос мы должны …