Дэн Марковитц (”Институт Бережливого производства”)

“Мы хотим использовать 5С, чтобы привести в порядок информационный архив компании, где хранятся все электронные документы. В архиве большое количество файлов, которыми пользуются все сотрудники компании. Я буду рад любому совету относительно возможности использования инструмента 5С для такой работы. С чего начать? Будут полезны любые рекомендации.” – Когда этот вопрос поступил на форум Института бережливого производства, мы подумали, что у других участников сообщества могут время от времени возникать схожие вопросы и попросили ответить Дэна Марковитца, президента компании TimeBack Management. - Редактор.
Преимущества использования 5С для работы с файлами документации и электронными материалами выходят за рамки уничтожения устаревших или ненужных документов. Сам процесс проверки и анализа имеющихся документов поможет сотрудникам сформулировать, что более важно для их бизнеса, а на чём теряется время. В этом отношении ценность 5С больше в отношении анализа, чем уничтожения документации. Процедуры 5С – соответствующие термины на японском начинаются звуком “С”, описывая практические методы, используемые на рабочем месте для визуального контроля – заключаются в следующем:
1. Сеири: Сортировка, необходимая для отделения ненужного инструментов, запчастей, материалов, документации – и утилизация того, что не требуется.
2. Сейтон: Аккуратное размещение всего оставшегося – своё место для всего и всё на своём месте.
3. Сейсо: Очистка и уборка.
4. Сейкецу: Чистота, которую обеспечивает регулярность выполнения трёх первых С.
5. Сицуке: Дисциплина, требуемая для регулярного выполнения четырёх первых С.
Разбор осадочных отложений, накопившихся за годы работы у вашего персонала займёт много времени (если бы вы убирались дома только один раз в год, это бы тоже заняло много времени). В идеальном случае, вы сможете справиться за один раз. У большинства работников, однако, недостаточно гибкий график, чтобы иметь возможность выделить 1-2 полных рабочих дня на проект 5С, поэтому достаточный компромисс – отвести на эту работу ежедневно 1-2 часа, пока всё не будет завершено. Хотя эта задача может выглядеть не очень приятно, большинство исполнителей вдохновляет возможность избавиться от информационного мусора – в той или иной степени, они уже долгое время хотели эти заняться (спросите любого, кто унаследовал от предшественника шкаф с документами, которые никогда не разбирал).
Сеири: Сортировка, необходимая для отделения ненужного инструментов, запчастей, материалов, документации – и утилизация того, что не требуется.
В идеале, удаляются все устаревшие или ненужные данные. И если вы строго следуете установленному протоколу мероприятий по 5С, то приложите все усилия, чтобы всё выполнить. Но возможно у вас (или ваших коллег) недостаточно времени, чтобы детально просматривать тысячи файлов один за другим, особенно учитывая как недорого обходится хранение в электронном виде. Поэтому для имеющихся файлов я предлагаю трёхуровневую систему хранения: 1. Рабочие файлы, 2. Справочная информация и 3.Архив.
Сейтон: Аккуратное размещение всего оставшегося – своё место для всего и всё на своём месте.
Выбросить всё старое и бесполезное, относительно чего вы на 99% уверены, что оно не будет полезно для хранения на уровне 3. В Архиве. Налоговые декларации, файлы по уволившимся сотрудникам, музыка и стихи к рождественской корпоративной вечеринке 1996 года – хороший пример единиц для архива.
Поместите те файлы, которые используются в некоторых случаях, но не регулярно на уровень 2. Справочная информация (конечно для них можно создать отдельные соответственные подкатегории с папками). В этих папках можно хранить такую информацию, как шаблоны и формы документов, политику компании по командировочным расходам, базовую информацию, которая рассылается от случая к случаю, прошлогодние отчёты по показателям производительности труда, старые бюджеты, протоколы встреч, планы работ за прошлый месяц и т.д. Восемьдесят процентов ваших данных попадут на уровень Справочной информации и в Архив.
Что наиболее важно, поместите те файлы, которыми пользуетесь чаще всего для работы на уровень 1. Рабочие файлы (и снова, если необходимо, создавайте подкатегории). В этой папке содержатся все документы, которые используются регулярно – каждый день, каждую неделю, каждый месяц. Это могут быть повестки планируемых встреч, текущий бюджет, последний маркетинговый план, предложения и инвойсы по текущим проектам – всё это хорошие примеры Рабочих файлов. Основная сложность здесь в том, чтобы не смешать обладающие значительной ценностью “рабочие” документы и малоценные “справочные” и “архивные” единицы.
Во многих случаях у вас будут параллельные папки на уровнях 1. Рабочие файлы и 2. Справочная информация – например папка Клиенты или Контракты на каждом уровне. Естественно, в папке Клиенты на уровне 1. Рабочие файлы будут размещены документы содержащие данные (и подкатегории) по всем вашим действующим клиентам, а в папке Клиенты на уровне 2. Справочная информация будет помещена информация по клиентам, с которыми вы больше не работаете. И если какой-либо из этих клиентов снова начинает с вами работать, вы сможете просто при помощи мыши переместить данные о нем на уровень 1. Рабочие файлы.
Эта трёхуровневая структура должна быть идентичной на общем сервере и в каждой персональной директории. Расширение такой структуры файлов до уровня корпоративного стандарта облегчает сотрудникам доступ к данным. Это также сокращает необходимый объём мыслительных усилий и детективной работы по поиску важной документации.
Все скряги, имейте в виду: вам не придётся выбрасывать тот бесценный список телефонов за 1988 год, который вы так тщательно хранили “на всякий случай.” Просто поместите его на уровень 3.Архив. Если он понадобится (хотя в глубине души вы знаете, что нет), то будете знать, где он. И при этом он не будет всё время попадаться на глаза каждый раз, когда придётся разыскивать что-то по-настоящему важное, например тендерное предложение в Департамент государственной безопасности, над которым вы работаете.
Преимущество подобной структуры в том, что имеющие особую ценность файлы – то есть, используемые регулярно материалы – хранятся в относительно небольшом объёме на уровне 1. Рабочие файлы. В этом случае применим принцип Парето: 80% работы проводится с 20% документов, которая хранится в папке 1.Рабочие файлы. Остальные материалы будут на уровнях Справочная информация или Архив, поэтому не придётся просматривать их или отсеивать в поисках ценных материалов.
Сейкецу: Чистота, которую обеспечивает регулярность выполнения трёх первых С.
Сицуке: Дисциплина, требуемая для регулярного выполнения четырёх первых С.
Поддержание ситуации в порядке имеет критически важное значение. Вы должны ежемесячно / ежеквартально выделять время на расчистку старых документов и дубликатов и на перемещение данных с уровня 1.Рабочие файлы на уровень 2.Справочная информация. Энтропия – сила вселенского масштаба, и если ей позволить действовать бесконтрольно, то данные в папках вашего подразделения вновь вернутся в текущее неорганизованное состояние. Боритесь с энтропией: создайте для себя напоминание в программе Outlook, чтобы контролировать процесс поддержания порядка – одного часа в месяц, в пятницу в обед для этого должно хватить.
Важность методов 5C часто недооценивается, когда речь заходит о документах, особенно об электронных файлах. Но преимущества подхода вполне реальны. Намного меньше времени уходит на поиск важной информации, что означает больше резервов на полезную работу. В меньшей степени оценивается количественно выгода от более позитивной настроенности (которая не менее реальна): вам становится легче и проще концентрироваться на работе.
(Вам интересно, что случилось с Сейсо (очистка и уборка)? Это задача ИТ служб. Когда вы полностью будете контролировать всю информацию, то их задача будет заключаться в обеспечении бесперебойной работы системы.)
Дэн Марковитц – президент компании TimeBack Management, консалтинговой компании, специализирующейся на использовании методологии Бережливого производства в приложении к бизнес-процессам.