5С – это инструмент системы Лиин, предназначенный для совершенствования способа организации рабочего пространства и использования рабочего времени. Данная система зародилась в Японии и состоит из пяти шагов. Рассмотрим каждый из них применительно к электронной документации:

1. Сортировка – процесс отделения нужных файлов от ненужных и ликвидация последних. Не многим под силу раз за разом перебирать мегабайты документов, поэтому рекомендуется создать для их хранения трехуровневую систему: 1. Действующие, 2. Справочные, 3. Отработанные. Последняя папка должна регулярно очищаться от документов, которые никогда больше не понадобятся; остальные следует архивировать.

2. Создание для каждого файла определенного места, чтобы их не нужно было искать. А также для того, чтобы их не потерять. Необходимо строго разграничить, к каким файлам будут иметь доступ абсолютно все члены команды, а какие должны быть закрыты от посторонних глаз.

3. Содержание в чистоте. Все файлы должны быть чистыми от вирусов и работоспособными. К сожалению, антивирусные системы не всегда успевают совершенствоваться вовремя, в результате чего можно потерять всю сделанную работу. Поэтому со всех важных документов должны регулярно делаться копии на съемные цифровые носители (желательно в двух экземплярах) и хранить их нужно в надежном месте.

4. Систематический контроль над порядком в целях обеспечения трех предыдущих пунктов. Это означает, что наводить порядок в документации следует не от случая к случаю, а по заранее составленному графику.

5. Совершенствование вышеуказанных процессов с целью соблюдения эффективной работоспособности. Системы хранения и обработки информации улучшаются с каждым месяцем. Необходимо быть в курсе новых разработок, чтобы всегда иметь возможность усовершенствовать текущие процессы.

Информация взята с сайта: http://www.lean.org/